Muhasebe programı olanı kaydeder
Ön muhasebe ve muhasebe yazılımları, gerçekleşmiş işlemleri kaydetmek için tasarlanmıştır: fatura kesildi, tahsilat yapıldı, çek girildi. Yasal yükümlülükleri yerine getirmek ve mali tabloyu çıkarmak açısından gereklidirler.
Ancak bu programlar geriye bakar. Sipariş henüz faturaya dönüşmediyse, üretim devam ediyorsa ya da malzeme yolda ise muhasebe programında bu bilgi yoktur.
İşletme büyüdükçe kritik sorular bu boşlukta birikir: "bu siparişi ne zaman teslim edebilirim?", "bu üründen kaç adet üretebilirim?", "hangi müşteri gerçekte kâr getiriyor?"
ERP olacak olanı yönetir
ERP, işletmenin süreçlerini uçtan uca tek veri üzerinde birleştirir: teklif, sipariş, satın alma, stok, üretim, sevkiyat ve faturalama aynı kaydın farklı aşamalarıdır.
Bu bütünlük, aynı bilginin birden fazla yere ayrı ayrı girilmesini ortadan kaldırır. Siparişi giren kişi ile faturayı kesen kişinin farklı tablolara bakması, tutarsızlığın ana kaynağıdır.
ERP'nin muhasebe modülü de vardır; fark, muhasebenin ERP'nin bir parçası olmasıdır, tersi değil.
Hangi işletmeye hangisi yeter?
Stok tutmayan, hizmet satan ve süreçleri az adımlı bir işletmede iyi bir ön muhasebe programı uzun süre yeterlidir. ERP'ye geçmek, çözülecek bir sorun yokken maliyet ve karmaşıklık ekler.
Buna karşılık depo sayısı artmışsa, üretim varsa, aynı ürün farklı fiyatlarla farklı bayilere gidiyorsa ya da sipariş takibi Excel'e taşınmışsa sınır çoktan aşılmış demektir.
Pratik bir gösterge şudur: aynı bilgiyi iki farklı yere elle giriyorsanız ve bu iki yer zaman zaman birbirini tutmuyorsa, konuşulması gereken şey program değişikliği değil, süreçlerin tek yerde birleşmesidir.
Geçiş kademeli olabilir
ERP'ye geçiş her şeyi aynı anda değiştirmeyi gerektirmez. Çoğu projede önce en çok acıtan alanı (genellikle stok ve sipariş) devreye alıyor, muhasebeyi mevcut programda bırakıp entegrasyonla bağlıyoruz.
Bu yol hem riski hem de ekibin aynı anda öğrenmesi gereken yeniliğin miktarını azaltır. İlk modül gerçekten kullanılmaya başlandıktan sonra bir sonrakine geçmek, tek seferde her şeyi değiştirmekten çok daha yüksek başarı oranı veriyor.
