Aşamalar sizin sürecinizi anlatmalı
CRM'lerin çoğu hazır bir huni ile gelir: ilk temas, nitelendirme, teklif, müzakere, kazanıldı. Bu şablon bir başlangıç noktasıdır, sizin süreciniz değildir.
Kendi sürecinizi yazmanın en kolay yolu, son kazandığınız beş işi geriye doğru izlemektir. İlk temastan imzaya kadar gerçekte hangi adımlar oldu? Huninin aşamaları bu adımlar olmalıdır.
Aşama sayısını abartmamak gerekir. Beş ile yedi arasında bir huni yönetilebilir; on iki aşamalı bir huni, kimsenin doğru güncellemediği bir huniye dönüşür.
Her aşamanın bir çıkış kriteri olmalı
Bir fırsatın bir sonraki aşamaya geçmesi için ne olması gerektiği yazılı değilse, aşamalar kişiden kişiye farklı yorumlanır ve rapor anlamını yitirir.
Çıkış kriteri somut bir olay olmalıdır: "karar vericiyle görüşüldü", "teklif yazılı olarak iletildi", "bütçe onayı alındı". Bu kriterler tanımlandığında, huninin neresinde ne kadar iş olduğu gerçeği yansıtmaya başlar.
Bu aynı zamanda koçluk aracıdır: fırsatların çoğu aynı aşamada takılıyorsa, sorun o adımda yaşanıyor demektir.
Tahmin, aşamaya değil kritere dayanmalı
Birçok CRM her aşamaya sabit bir kazanma olasılığı atar. Bu oranlar sizin geçmiş verinizle güncellenmediği sürece tahmin değil, temenni üretir.
Birkaç ay veri biriktikten sonra her aşamadan kazanca dönüşen fırsat oranını hesaplayıp bu değerleri sisteme yazmak, tahmin doğruluğunu belirgin şekilde artırır.
Kapanış tarihinin de gerçekçi tutulması gerekir. Sürekli ileri atılan kapanış tarihleri, hem tahmini hem de sisteme güveni bozar.
Kaybedilen işler de kaydedilmeli
Kaybedilen fırsatı sistemden silmek, öğrenme fırsatını da silmektir. Kayıp sebebini (fiyat, zamanlama, rakip, ihtiyaç değişti) sınırlı bir listeden seçtirmek, birkaç ay sonra çok değerli bir rapor üretir.
Fiyat yüzünden kaybedilen işlerin oranı yüksekse konuşulması gereken konu fiyatlamadır; zamanlama yüzünden kaybediliyorsa takip sıklığıdır. Bu ayrımı ancak kayıtlı veri gösterir.
